Jak znaleźć odpowiedni hotel na konferencję? Poznaj opinię ekspertów z hotelu Młyn Jacka

Organizacja konferencji wymaga wielu przygotowań, a jednym z najważniejszych jest znalezienie odpowiedniego hotelu. Musi od spełnić szereg wymagań – od odpowiedniej liczby pokoi, przez wielkość i układ sali lub sal konferencyjnych, na dodatkowych udogodnieniach skończywszy. Jak wybrać odpowiedni hotel na konferencję? Tego dowiesz się z artykułu. 

Jak wybrać najlepszy hotel na konferencję: wskazówki dla organizatorów

Organizacja konferencji wymaga starannego planowania i wyboru właściwego miejsca. Jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień lub też jej uczestnicy przyjeżdżają z daleka, warto zorganizować zdarzenie w hotelu, który posiada odpowiednią salę konferencyjną i zaplecze.  Miejsce będzie odpowiadać zarówno za komfort uczestników, jak i powodzenie całego wydarzenia. Aby wybrać najlepszy hotel na konferencję, przede wszystkim trzeba sprawdzić lokalizację, czyli upewnić się, że miejsce jest dobrze skomunikowane np. z dworcem lub lotniskiem. Obiekt powinien dysponować dużą liczbą miejsc parkingowych. Ważnym elementem jest bogata oferta noclegowa. Hotel powinien umożliwiać organizację zarówno małego szkolenia, jak i dużej konferencji.  Odpowiedni hotel na konferencję ma różnej wielkości sale konferencyjne z możliwością wyboru układu i tak zwane breakout rooms, czyli miejsca na przerwy kawowe.  Warto upewnić się, że obiekt współpracuje z technikami, którzy mogą obsłużyć sprzęt audiowizualny lub też zareagować w przypadku problemów technicznych, wynikających z wad sprzętu lub chwilowego braku prądu.

Hotel na konferencję – dodatkowe usługi

Organizator konferencji powinien upewnić się, że hotelowa restauracja serwuje urozmaicone menu, odpowiadające potrzebom osób zmagających się z różnego rodzaju alergiami pokarmowymi. Ważną kwestią są usługi cateringowe, które zwalniają organizatora z konieczności podjęcia współpracy z firmą zewnętrzną. Nie sposób wyobrazić sobie konferencji bez kawy czy też przekąsek. Hotel na konferencję powinien mieć również dobrze zaopatrzony bar, serwujący różne rodzaje trunków i napoje bezalkoholowe. Mile widziane są usługi dodatkowe jak np. basen, spa lub sauna. Ostatnim elementem poszukiwań idealnego miejsca na konferencję jest sprawdzenie opinii innych gości o hotelu. Poza czytaniem recenzji online warto skierować pytanie bezpośrednio do organizatorów innych konferencji, które odbyły się w danym hotelu.

Jak zorganizować konferencję w hotelu – o czym jeszcze pamiętać?

Rezerwacja hotelu na konferencję może być czasochłonna i kosztowna. Aby zaoszczędzić pieniądze, należy rozważyć kilka możliwości. Im wcześniej zarezerwujesz hotel, tym większa szansa na uzyskanie niższych cen. Sposobem na oszczędności jest skorzystanie z programów lojalnościowych lub rabatów grupowych. Większość hoteli oferuje specjalne zniżki dla stałych gości lub grup organizujących konferencje. Warto również rozważyć rezerwację hotelu poza sezonem lub w dniach o niższej frekwencji. W ten sposób można uzyskać lepszą ofertę cenową i uniknąć tłoku w hotelu. Innym sposobem jest bezpośrednia rozmowa z przedstawicielem hotelu na temat dodatkowych rabatów lub usług gratisowych. Większość hoteli jest skłonna negocjować ceny i oferować bonusy dla gości biznesowych.